組織の作り方について知りたい

組織の作り方について知りたい! 時代に合った組織を作るコツは?

何か大きな仕事を成しとげようとする場合、個人で仕事をするよりもチームを組んで行った方が効率的です。そのため、会社という大きな組織があり、その中にもいくつもの小さな組織があります。組織の中で経験を積み管理職になれば、自分がリーダーになって組織作りをする必要があるでしょう。
そこで、今回は組織の作り方やコツを解説します。

  1. 組織とは?
  2. 組織作りの方法
  3. 組織作りの問題点と解決方法
  4. 組織作りに関するよくある質問
  5. おわりに

この記事を読めば、組織作りのヒントをつかむことができるでしょう。管理職になり、リーダーとしての素質が試されようとしている人は、ぜひ読んでみてくださいね。

1.組織とは?

組織とは、同じ目標を掲げてその達成のために協力する人々の集団です。会社で説明すると、会社全体が特定のものを生産・販売し、利益を上げる組織になります。その会社の中に生産・販売・社員のサポートをする組織などが存在するのです。つまり、組織は「何をするために、組織を作るのか」ということをまず決める必要があり、組織を作ること自体が目的になってはいけません。また、組織作りがうまくいかないと、いくら有能な人たちがたくさんいる会社でも、1人でできることには限度があります。より大きな仕事を効率的に行うには、組織作りが必須です。組織作りがうまくいかない企業は、いくら優秀な人材がいてもその能力を活用しきれません。

2.組織作りの方法

この項では、組織作りの方法を解説します。どのように作ればよい組織ができるのでしょうか?

2-1.目標を定める

前述したように、組織は目的に応じて形を作ります。たとえば、何かを生産するための組織ならば、生産に関する技術を持った人たちを中心とした組織を作らなければなりません。また、生産したものを販売する組織ならば、販売員や営業マンを中心とした組織になります。「何を・どのくらいの規模で・いつまでに行う」この3つを定めれば、自然と組織に必要な人数や組織の仕組みが分かってくるでしょう。

2-2.組織内で仕事をする方法を定める

組織は、それに属する人々が自分の能力を活用して働くことで、目標を達成することができます。ですから、属している人々が快適に働ける仕組みを作ることが大切です。ただし、「この仕事はこの人しかできない」という事例をたくさん作ってしまうと、1人抜けただけでも、組織が立ち行かなくなります。理想の組織とは、仕事が極力マニュアル化され、過去の仕事の記録とマニュアルを参考にすれば、誰でもその仕事ができる状態にすることです。必要とあれば、組織内にさらにグループを作り、仕事を振り分けましょう。誰か1人の能力に頼って仕事をするようではいけません。

2-3.組織を成長させ続ける仕組みを作る

組織は、作ったらそれで終わりではありません。組織を運営していけば、必ず問題点や改善点が見つかるでしょう。それらを活用して、組織を成長させ続ける仕組みを作ることが大切です。一例をあげてみましょう。組織で行った仕事の結果を、トップから末端の従業員に至るまでスムーズに共有できる仕組みを作れば、情報がすぐに末端まで伝わります。その結果をもとに改善点を話し合うことができる環境を整えれば、組織は目標に取り組みながら成長をし続けられるはずです。

2-4.人を育成する方法や、評価の仕組みを作る

組織が成長していけば、それだけ人も必要になります。組織を作る際、人材育成の方法や組織内で働く人の評価の仕組みを作っておけば、組織が急成長しても、人材が足りなくなったり人々の不満がたまったりすることはありません。特に、評価の仕組みは組織内の人々のモチベーションを保つためにも重要です。

2-5.注意点

さて、ここまで組織作りの方法を解説してきましたが、組織を作る時点ですべてのことを完璧に行うのは大変です。組織は、作ってみなくては分からない、ということもたくさんあります。ですから、まず組織の目標を定め、仕事をする方法を確立させましょう。そうすれば、とりあえず組織は動きます。組織を成長させる仕組みや評価の方法などは、実際に運営しながら作り足していってもかまいません。また、実際に組織を運営し始めたら、予想外のことがたくさんでてきた、ということも決して珍しくないことです。ですから、最初からきっちりと余裕のない組織作りはせず、組織の在り方を変えていくことを前提に作っていくといいでしょう。なお、前述したように、たった1人だけ優秀な人を入れ、残りの人はすべて優秀な人をサポートする、という形の組織は長続きしません。組織を構成する1人1人がリーダーとしての自覚を持ち、組織を動かしていくのだという意識で働けば、多少人数が変動しても、組織はスムーズに運営されていくでしょう。

3.組織作りの問題点と解決方法

この項では、組織作りの問題点と解決方法について解説します。どのような問題点があるのでしょうか?

3-1.組織作りの際に発生しやすい問題は?

組織作りを行っていく際、発生しやすい問題には以下のようなものがあります。

  • 1人有能な人材がいると、その人にすべてを任せがち
  • 末端の構成員ほど自分が組織の一員で、責任があるという自覚が乏しくなる
  • 世代間の意識が違い、対立が生まれやすい
  • 専門知識が必要な職務が多いと、そこに就く人が固定されやすい
  • 組織として成功が続くと、成長しようという気概が薄れる
  • 大きな組織の中に小さな組織を作る場合、決まりごとが多く、時代に合った組織を作ることができない

これらの問題は単独で発生するとは限りません。複数の問題が絡まり合って、組織作りを妨げることも多いのです。

3-2.問題を解決する方法

さて、これらの問題を解決するのはなかなか大変です。特に、日本の組織は上が決定して下に伝え、下は上の決定に従うというスタイルが一般的でした。ですから、「組織とはそういうもの」と思っている人も多いでしょう。しかし、国際化が進んだ現在、組織に求められているものも多様化しています。そこで注目されているのが、「イノベーションリーダーシップ」です。イノベーションとは、技術革新や改革といった意味を持つ言葉で、組織の構成員1人1人の気づきが、組織の革新や成長につながるという考え方になります。2の中で、1人の有能なリーダーに従うだけでは、組織は成長しないと解説しました。でも、有能な人がいれば頼りたくなります。それを防ぐためには、組織を構成する1人1人の考え方を変えることが大切です。リーダーに従うのではなく、自分が組織を動かしているのだ、という意識を持つような社内教育を行いましょう。
また、リーダーも「自分が部下を引っ張っていく」という考えではなく、「部下と協力し、時には部下に教えを受けることが大切」という考え方を持つことが大切です。

3-3.組織の風通しを良くすることが大切

イノベーションリーダーシップを実践するためには、組織内のコミュニケーションが大切です。組織を作る際、どうすれば立場や世代の枠を超えて良好なコミュニケーションを取れるのかを考えましょう。会議でも、上から下へ情報を伝達するだけでなく、意見を交わし合えるような仕組みを作ることが大切です。このようなことは一朝一夕にはできません。しかし、やろうと思う気概が大切です。リーダーが「このような組織を作りたい」という具体的な例を示せば、部下も前向きな気持ちになれます。

4.組織作りに関するよくある質問

Q.組織作りを行うコツのようなものを教えてくれるセミナーがあれば参加したいのですが?
A.法人向けのセミナーは、専門業者はもちろん、企業が所属する団体が主催することもあるでしょう。なお、経済誌などでも組織作りのコツに関する記事が頻繁に掲載されているので、参考になるはずです。

Q.企業の中に新しく組織を作る際、マニュアルがある場合はどうしたらいいでしょうか?
A.マニュアルがある場合は、基本的に従い、その中でも自由にできることを見つけて、時代にあった組織を作ることが大切です。

Q.組織とは、構成人数が何人以上の集団をさすのでしょうか?
A.組織に人数の定義はありません。2人以上の人が集まって役割分担をしつつ共通の目標を抱けば、それはすでに組織です。しかし、企業内に組織を作る場合は、10人以上が一般的でしょう。

Q.男女混合で組織を作る場合、気をつけた方がいいことはありますか?
A.今は、肉体を使う仕事以外は男女の能力差はほぼないでしょう。ですから、男性のサポート役に女性という固定観念を捨てることが大切です。また、セクハラなどが発生しないように気をつけましょう。

Q.正社員と非正規雇用者の混合で組織を作る場合、どのような点に注意したらいいですか?
A.非正規雇用者の場合、できる仕事が限られている場合があります。また、正社員になりたいと意欲を燃やしている人もいるでしょう。ですから、正社員への登用を希望している人に責任ある立場を任せ、非正規雇用者をまとめてもらうとうまくいきやすいと思います。

5.おわりに

いかがでしたか? 今回は組織の作り方についていろいろと解説しました。ビジネスの世界は求められるものの移り変わりが早く、それに合わせて、組織に求められる機能も変わってきています。従来型の組織の長所と短所を知っていれば、新しい組織を作る際の参考にもなるでしょう。また、新しい形の組織を作りたいという場合、すんなりと受け入れられるケースは少ないのです。試行錯誤を繰り返し、構成員と意見のぶつかり合いを恐れずに行う必要があります。そのため、リーダーはすべてを1人で背負ったりせず、相談相手を作り、複数で組織作りを行うとよいでしょう。1人で何もかもやろうとすると、従来型のリーダーにすべての権限が集中する組織になってしまいがちで、ストレスもかかります。