ファシリテーターの役割とは? 心得や方法を詳しく解説します!

ファシリテーターの役割は? 心得や方法を詳しく解説します!

「会議のファシリテーターに任命されたけど何をするべきか分からない」など、ファシリテーターの役割についてお悩みではないでしょうか。会議の目的を果たし、有意義な結果をもたらすためにもファシリテーターの働きは重要です。まずは、心得や方法などを身につけましょう。今回は、ファシリテーターの心得について詳しく解説します。

  1. ファシリテーターについて
  2. ファシリテーターの必要性や効果
  3. ファシリテーターの心得とは?
  4. ファシリテーションの方法やポイント
  5. ファシリテーターに関するよくある質問

この記事を読むことで、ファシリテーターについてよく分かります。まずは、記事をじっくり読んでみてください。

1.ファシリテーターについて

最初に、ファシリテーターについて詳しく解説します。

1-1.ファシリテーターとは?

ファシリテーターとは、会議の進行役のことです。多くの人が参加する会議において、活発な発言を促し、さまざまな意見をまとめること(ファシリテーション)は大きな意味があります。ファシリテーターの力量により、会議の成果が大きく違ってくることでしょう。会議の時間や労力を無駄にしないためにも、ファシリテーションのコツやポイントを身につける必要があります。

1-2.ファシリテーターの役割

ファシリテーターの主な役割は、会議の進行です。ファシリテーターは、あくまでも会議の進行やまとめ役に徹し中立の立場を貫きます。仕切り役ではない点がリーダーとの違いです。リーダーは、場合によっては会議を仕切り、方向性がぶれないようにする点でも異なります。

2.ファシリテーターの必要性や効果

ファシリテーターの必要性や効果をそれぞれ解説します。

2-1.ファシリテーターの必要性

ファシリテーターがいることで、会議が有意義なものになります。会議は多くの人の時間を拘束するものです。無意味な時間を過ごさせないためにも、ファシリテーターが進行を管理する必要があります。参加メンバーが自由に発言し、活発に意見を交換することができるようにするためにも、中立な立場で進行する意味があるのです。

2-2.ファシリテーターの効果

ファシリテーターの存在により、以下のような効果を得ることができます。

  • 会議の進行がスムーズになる
  • 活発な意見交換が期待できる
  • 会議の方向性がぶれるのを防ぐ
  • 特定の人に発言が偏るのを防ぐ

3.ファシリテーターの心得とは?

ファシリテーターとして必要な心得を3つ、詳しく解説します。

3-1.中立の立場を守る

ファシリテーターは、中立の立場を守ることが必要です。ファシリテーターは、あくまでも、会議の進行役にすぎないことを強く認識してください。会議のメンバーの発言を促し、積極的な意見交換ができるように導きましょう。異なる意見が上がったときに、いずれかに同調することもいけません。

3-2.先入観を持たない

ファシリテーターは、先入観を持たないことも大切です。先入観があると、画期的な意見やアイデアを見逃してしまうことがあります。先入観を持たずに会議を進めることで、冷静かつ客観的な結果を残すことが可能です。会議では、役職の有無や普段の仕事ぶりなどに影響を受けないようにしましょう。

3-3.ポジティブな発言を心がける

ファシリテーターは、ポジティブな発言を心がけてください。斬新なアイデアや意見をネガティブな発言でつぶしてしまわないようにしましょう。また、ポジティブな雰囲気になるように気を配ることも心得ておいてください。

4.ファシリテーションの方法やポイント

ファシリテーションをうまく進めるための方法やポイントを詳しく解説します。

4-1.会議の準備・導入部分を作る

ファシリテーターは、会議の準備も仕事のひとつです。招集メンバーの選定と連絡・会議室の予約やセッティングなどをぬかりなく行いましょう。予定日時になり会議が始まったら、本題に入る前に参加メンバーの緊張をほぐすことも必要です。必要に応じて簡単な雑談(ただし2~3分程度まで)や参加メンバーの紹介などを組み込むといいでしょう。

4-2.本題での活発な意見交換を促す

会議の本題に入った後は、参加メンバーに積極的な発言を促し、活発な意見交換ができるように配慮してください。できるだけまんべんなく発言してもらうようにしましょう。新たな意見が出なくなったときでも、「ほかに意見はありませんか?」など、あくまでも進行のための発言にとどめてください。

4-3.意見やアイデアをまとめる

たくさんの意見やアイデアをまとめていくのもファシリテーターの役割です。一見バラバラに見える意見やアイデアも、まとめると関連性がある場合があります。ホワイトボードや黒板・プロジェクターなどを使うと参加メンバーにも理解しやすいでしょう。まとまったものを見ることで新たな考えがわいてくることもあり、重要な作業と言えます。

4-4.会議の結論を提示する

会議の最後に、結論を提示するのもファシリテーターの役目です。今回の会議でどんな成果があったのか、簡単にまとめましょう。まとめる際には、主観を入れないようにつけてください。会議後に、まとめたものを電子データなどで共有するのもいい方法です。

4-5.ファシリテーションのポイント

ファシリテーションでは、以下の手法が役立ちます。いずれも会議を活発化させる効果があり、うまく進めるためのポイントです。

  • アイスブレイク:緊張をほぐす目的で会議の導入時に行う(簡単なゲーム・自己紹介など)
  • ブレインストーミング:実現の可否・内容の質にこだわらず頭に浮かんだことを提案してみる
  • バタフライテスト:良いアイデアに投票することで参加メンバーの考えを反映できる
  • ポジショニングマップ:アイデアの傾向を図示し、発想の偏りを視覚化して新たなアイデアの切り口を見せる

4-6.ファシリテーションがうまくいかない原因

ファシリテーションがうまくいかない主な原因には、以下のようなものがあります。うまくいかなかったときは何が悪いのかを探り、次回に生かしてください。

  • ファシリテーターの主観が入ってしまった
  • 準備不足(資料の不備・会場の選定ミスなど)
  • 参加メンバーの意欲を引き出すことができなかった
  • 会議の時間が足りなかった
  • 主題がぶれてしまった

5.ファシリテーターに関するよくある質問

最後に、ファシリテーターに関するよくある質問に回答します。それぞれ役立つので参考にしてください。

Q.ファシリテーターに資格は必要ですか?
A.必要ありません。ファシリテーターは、誰でもなることが可能です。なお、民間資格として「ファシリテーター認定資格」などがあります。規定の講座を履修し、認定試験を受けて合格することで取得できるのでチャレンジしてみるといいでしょう。ファシリテーションを体系的に学ぶこともできます。

Q.ファシリテーターにはどんな人が向いている?
A.以下のような特徴を備えている人です。

  • コミュニケーション能力が高い
  • 全体を見渡す力がある
  • 事務能力が優れている
  • 自己主張よりも全体の和を好む
  • ポジティブな考え方ができる
  • おだやかで物腰がやわらかい

Q.ファシリテーターが持っていると役立つものは?
A.会議を効率よく進行するためには、以下のものがあると便利です。会社の備品にないものは購入しておくといいでしょう。

  • 水性マーカー数色:資料中の重要なポイントにマーカーできる
  • ポインター:ホワイトボードなどに注目を集められる
  • ふせん:参加メンバーの発言などで気になったことをメモするのに便利
  • 投票用シール:バタフライテストに使用する
  • ストップウォッチ(スマホのタイマー機能でも可):ペース配分を確認する

Q.会議中に中立な立場でいるコツは?
A.常に客観的な見方を維持することです。会議中は、さまざまな意見が交わされます。中には個人的に同意したくあるものもあるでしょう。しかし、ファシリテーターの立場を思い出し、冷静になることが必要です。また、感情的にならないように気をつけることも忘れないでください。

Q.ファシリテーションのスキルの上達に必要なことは?
A.ファシリテーションを上達させるためには、経験を積むことが必要です。併せて、通信講座や人材教育企業の研修などを受けることをおすすめします。効率の良い会議の進め方やトラブル対応例などを学ぶことができて有意義です。なお、当ヒトスパイスでもファシリテーションについての研修のご相談をお受けしていますのでご利用ください。

まとめ

今回は、ファシリテーターについて詳しく解説しました。会議では、進行をコントロールし活発な意見交換を促すほか、きちんとまとめる役割が必要です。特定のメンバーだけの発言が多くなり、意見が偏ることは望ましくありません。全体を見ながら意見を出していない人にも話を振り、メンバー全員が参加できるように配慮してください。なお、ファシリテーションをうまく進めるためには、コツやポイントをきちんと押さえることが必要です。社内での実務経験を積むだけでなく、社外講座などを積極的に受けることをおすすめします。